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    关于印发《6686体育档案归档办法》的通知
    来源:   发布时间:2012-11-26

    山医大汾院院字(2012) 号

     

    关于印发《6686体育

    档案归档办法》的通知

     

    各系(部)、处(室)、馆、中心、集团:

    为进一步促进我院档案管理的规范化,强化各部门档案工作职责,切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平,根据国家和山西省有关法律、法规和档案、保密等管理规定,制订了《6686体育档案归档办法》。现印发给你们,请遵照执行。

                                 二〇一二年十一月二十二日

     

    主题词:6686体育    档案    归档办法    通知

    抄送:党委各部(委、室),各党总支(直属支部),工会,团委

    内发:书记,院长,副书记,纪委书纪,副院长

    6686体育办公室              201      日印发

    共印40

     

    6686体育档案归档办法

     

    为进一步规范我院档案资料的归档工作,保证应归档资料的齐全完整,提高工作效率和质量,使档案资料更好地为学院改革发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等有关法律规定,结合我院实际,特制订本办法。

    一、立卷单位的职责、任务和立卷的要求

    1、各部门均为立卷单位。承办人应该把办结的档案资料及时交给部门兼职档案员。各部门兼职档案员要按照立卷归档的要求,将阅办完毕的文件以及会议文件(包括照片、录音、光盘等)随时整理归卷、集中管理,年终复查调整,及时移交综合档案室。

    2、各部门兼职档案人员要对照学院的档案管理规定,检查本部门归档资料的齐全、完整与准确性,整理完毕后,编制移交清册,由部门负责人签字核准后移交学院综合档案室。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

    3、兼职档案员必须保管好已归档和正在办理的档案资料,严防遗失和失密泄密。已归档的资料,利用时应进行登记;归还时注销,并将文件放入原卷内。

    4、兼职档案员调离工作或短期离职时,应该认真做好保存档案资料的交接手续,不得擅自带走或随意销毁。

    5、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范要求。归档的文字材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

    6、归档的档案资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的档案资料。归档后不得更改。非纸质材料应有文字说明,并与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

    二、综合档案室立卷的要求

    1、案卷质量总的要求是:遵循档案资料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

    2、归档的档案资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

    3、归档的文书类文件材料以卷为单位整理,按内容归类,以卷归档。在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开。

    4、归档文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔填写页号。

    5、卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应采用三孔一线的方法装订。

    6、为了便于装订和使用,案卷厚度一般不超过二公分;如文件过多时,可分册立卷。

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